Normativa para coordinadores, ponentes, presentaciones orales y posters
Coordinadores
Los coordinadores deben contactar con los ponentes de su sesión para reconfirmar el horario asignado a cada una de las presentaciones y revisar el contenido/tema de cada ponencia con el fin de preparar la introducción a la sesión. El programa completo está disponible en la sección Programa científico online en esta página web.
El programa final no se imprimirá y el contenido de las sesiones sólo estará disponible en la App y en formato PDF en la página web la semana anterior al inicio del congreso. Recomendamos a los coordinadores impriman una copia de sus sesiones.
Los coordinadores ejercerán de moderadores en su sesión y deberán llegar a la sala asignada 15 minutos antes y reconfirmar la asistencia de los ponentes. Los coordinadores deberán controlar el tiempo general de la sesión y el tiempo destinado a cada presentación con el fin de evitar retrasos en el programa.
Información para ponentes y oradores
Los ponentes y oradores deberán llegar a la sala asignada 15 minutos antes y presentarse a los coordinadores/moderadores. Es imprescindible que los ponentes y oradores se ciñan estrictamente al tiempo designado con el fin de evitar retrasos en el programa.
Las presentaciones han de ser en formato PowerPoint (PPT) o PDF en 16:9. Los ponentes y oradores no pueden usar sus propios ordenadores personales. Las presentaciones han de entregarse en la sala de ponentes ubicada en la sala Bruselas en la planta 4 de la sede principal, excepto las presentaciones del precongreso, Jueves, 30 de junio, que deberán cargarse directamente en los ordenadores de las salas en el Hotel NH Collection Eurobuilding.
Debido al gran número de presentaciones que habrá durante el congreso, rogamos entreguen las presentaciones con suficiente antelación. En la sala de ponentes en la sede principal deberá firmar la declaración de conflicto de interés y se le asignará un ordenador para que usted pueda revisar su presentación. Asegúrese que las fuentes de su presentación se visualizan correctamente y asegúrese que el audio y video, si lo hubiera, funcionan de manera apropiada.
Una vez revisada, deberá entregar la presentación a los técnicos de la sala quienes la almacenarán en el servidor del congreso. Su presentación estará lista en su sala, el día y hora de la sesión en la que usted participe. En el atril de la sala usted sólo encontrará un pasador de diapositivas y un puntero láser. Recuerde no olvidar sus dispositivos de almacenaje (p.e. lápiz de memoria) en la sala de ponentes. Cualquier dispositivo o material en la sala de ponentes que no sea reclamado por su propietario será destruido a la finalización del congreso.
Horario de la sala de ponentes (sala Bruselas en planta 4):
Viernes, 1 de julio de 07.30 a 18.00 h
Sábado, 2 de julio de 07.30 a 18.00 h
Domingo, 3 de julio de 07.30 a 13.00 h
Formato de las presentaciones
Todas las presentaciones han de ser en formato PowerPoint (versión 2019 o superior) o en formato PDF con los videos, si los hubiera, incrustados en ella. Guarde su presentación en formato .ppt, .pptx (PowerPoint) o .pps, .ppsx (PowerPoint Slideshow) en un lápiz de memoria, CD o DVD, incluyendo una copia de los vídeos y otros archivos que vayan incrustados en la presentación y el paquete de fuentes, si usted ha usado fuentes especiales. Asegúrese que los símbolos matemáticos están en una fuente latina. Las salas estarán equipadas para proyección en 16:9, full HD 1920×1080.
Recuerde los siguientes aspectos …
Los idiomas oficiales del congreso son el Español y el Portugués. Los ponentes cuyo idioma habitual es distinto darán sus ponencias en Inglés. No hay traducción simultánea en ninguna sesión.
Los nombres referidos a fármacos en ningún caso serán los comerciales.
Si por cualquier motivo se menciona el uso de productos comerciales no descritos o que aún no estén aprobados, también debe incluir una diapositiva en la que declare que el producto no está descrito o que todavía está en proceso de investigación. El ponente también debe mencionarlo verbalmente a los asistentes.
Deberá mencionar en la parte inferior de la diapositiva correspondiente las referencias bibliográficas que utilice en su presentación. Debe excluir cualquier información que pueda comprometer o violar la confidencialidad del paciente.
Declaración de conflicto de interés
La segunda diapositiva de todas las presentaciones de los ponentes y oradores deberá reflejar obligatoriamente y sin excepción el conflicto de interés. A tal efecto, puede usted descargar una muestra de esta diapositiva si bien el formato es libre.
Así mismo, los ponentes y oradores deberán firmar un formulario de conflicto de interés en la sala de ponentes ubicada en la sala Bruselas en la planta 4 de la sede principal en el momento de entregar sus diapositivas.
Presentaciones orales: Casos clínicos y Trabajos de investigación
Los resúmenes enviados por los participantes con una mayor relevancia científica se presentan oralmente en sesiones. Las presentaciones dispondrán de:
Casos Clínicos: 6 minutos más 2 minutos para el turno de preguntas.
Trabajos de investigación: 10 minutos más 2 minutos para el turno de preguntas.
Posters
El resto de los resúmenes aceptados se presentan en forma de póster electrónico. Las pantallas táctiles estarán ubicadas en la planta 3 de la sede y estarán disponibles para todos los participantes en el horario general del congreso. La fecha límite para subir los pósteres electrónicos a la plataforma facilitada por la Secretaría Técnica expiró el 10 de junio de 2022.
Gastos de viaje y alojamiento
Como es tradicional en CILAD, en general el congreso no asume los gastos de inscripción, alojamiento y viaje de los ponentes, oradores y coordinadores, salvo que haya usted recibido instrucciones específicas en sentido contrario.